GDPR
GDPR-verwerkersbijlage CLBapp
Deze verwerkersbijlage verduidelijkt de afspraken rond de verwerking van persoonsgegevens in CLBapp. Zij vult de overeenkomst softwaregebruik CLBapp.be en de privacyverklaring van Servaas ICT aan.
1. Partijen en rollen
Het CLB is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het CLB en zijn gebruikers in CLBapp verwerken. Het CLB bepaalt voor welke doeleinden CLBapp wordt gebruikt en welke medewerkers toegang krijgen.
Servaas ICT treedt voor CLBapp op als verwerker. Servaas ICT verwerkt de gegevens uitsluitend voor het beschikbaar stellen, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van CLBapp, en volgens de instructies van het CLB zoals vastgelegd in de overeenkomst en deze bijlage.
2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking
De verwerking heeft betrekking op het gebruik van CLBapp als webapplicatie voor personeelsgerelateerde administratie binnen een CLB.
- beheer van gebruikers, teams, rollen en toegangsrechten;
- registratie en opvolging van werkroosters, tewerkstellingen, verlof, overuren, compensatie, thuiswerk, wisseldagen en reisonkosten;
- gebruik van formulieren die door het CLB zelf worden aangemaakt of beheerd;
- opmaak van overzichten, statistieken, exports en rapporten;
- verzenden van functionele meldingen;
- technische ondersteuning, foutopvolging, beveiliging en onderhoud.
3. Duur van de verwerking
De verwerking loopt zolang het CLB gebruik maakt van CLBapp. Bij stopzetting van het contract kan het CLB een export van de beschikbare gegevens vragen. Na de export of na het verstrijken van een redelijke termijn na stopzetting worden de gegevens van het CLB uit de actieve toepassing verwijderd.
Back-ups kunnen technisch nog tijdelijk persoonsgegevens bevatten. Deze back-ups worden niet actief gebruikt voor gewone verwerking en verdwijnen volgens de normale back-upcyclus van de hostingomgeving.
4. Categorieën van betrokkenen
- personeelsleden en gebruikers van het CLB;
- beheerders, teamcoördinatoren, directieleden of andere gemachtigde gebruikers;
- contactpersonen die in het kader van ondersteuning of administratie worden vermeld.
5. Categorieën van persoonsgegevens
- identificatiegegevens zoals naam en e-mailadres;
- organisatiegegevens zoals CLB, team, rol, rechten en actief/passief statuut;
- gegevens over werkroosters, tewerkstelling, verlof, overuren, compensatie, thuiswerk en wisseldagen;
- gegevens voor rapportering, aanwezigheidsoverzichten, statistieken en facturatie van licentiegebruik;
- gegevens in formulieren die het CLB zelf aanmaakt of gebruikt;
- gegevens rond reisonkosten, zoals woon-werkafstand, aantal fietsdagen, verplaatsingen in opdracht, openbaar vervoer, rekeningnummer en bijlagen/tickets;
- technische logging, zoals auditlog, mail log, statuswijzigingen, tijdstippen en functionele systeemmeldingen.
6. Instructies van het CLB
Servaas ICT verwerkt persoonsgegevens alleen voor de werking en ondersteuning van CLBapp. Servaas ICT gebruikt de gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden en verkoopt deze gegevens niet aan derden.
7. Toegang en vertrouwelijkheid
Binnen CLBapp worden gegevens per CLB afgeschermd. Gebruikers krijgen enkel toegang volgens de rollen, teams en instellingen die binnen de toepassing zijn ingesteld.
Servaas ICT beperkt toegang tot persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor technische ondersteuning, onderhoud, beveiliging of foutopvolging. Personen die toegang hebben tot gegevens zijn gehouden tot vertrouwelijkheid.
8. Beveiligingsmaatregelen
Servaas ICT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden zijn rolgebaseerde toegang, server-side controles, logging, afgeschermde configuratie en beperking van technische toegang tot wat nodig is voor ondersteuning en beheer.
9. Hosting en subverwerkers
CLBapp wordt gehost in een shared-hostingomgeving bij Easyhost, onderdeel van Combell. Easyhost/Combell treedt hierbij op als hostingpartij en subverwerker voor de technische opslag en beschikbaarstelling van de toepassing.
Daarnaast kunnen functionele e-maildiensten gebruikt worden voor het verzenden van meldingen vanuit CLBapp.
10. Datalekken en incidenten
Wanneer Servaas ICT kennis krijgt van een incident dat mogelijk een inbreuk op persoonsgegevens inhoudt binnen CLBapp, zal Servaas ICT het betrokken CLB zonder onredelijke vertraging informeren, voor zover Servaas ICT over de nodige informatie beschikt.
11. Bijstand aan het CLB
Servaas ICT verleent redelijke bijstand aan het CLB voor zover dit nodig is voor de verplichtingen van het CLB onder de AVG, onder meer bij vragen rond inzage, verbetering, verwijdering of export van gegevens, voor zover de gegevens beschikbaar zijn in CLBapp.
12. Export en verwijdering bij einde contract
Bij stopzetting van het contract kan het CLB een export vragen van de gegevens die redelijkerwijs uit CLBapp kunnen worden geëxporteerd. Na deze export, of wanneer geen export wordt gevraagd binnen een redelijke termijn, verwijdert Servaas ICT de gegevens van het CLB uit de actieve toepassing.
13. Controle en informatie
Op vraag van het CLB bezorgt Servaas ICT redelijke informatie over de verwerking, de beveiliging en de gebruikte subverwerkers, voor zover dit nodig is om de naleving van deze bijlage aan te tonen.
14. Internationale doorgifte
Servaas ICT streeft ernaar om de verwerking voor CLBapp binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden. Wanneer voor een bepaalde dienst toch doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte nodig zou zijn, gebeurt dit enkel met passende waarborgen volgens de toepasselijke privacywetgeving.
15. Verhouding tot privacyverklaring
De algemene privacyverklaring van Servaas ICT blijft van toepassing voor de eigen klantadministratie, communicatie en website van Servaas ICT. Deze verwerkersbijlage verduidelijkt specifiek de verwerking die Servaas ICT uitvoert als verwerker voor CLBapp.